Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта — дата события. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 января 2011 г.
Как составляются выписки из протокола?
Важная информация — 
- Есть ли разница между выписками из протокола собраний коммерческой или некоммерческой организации (педсовета, СНТ)? Выписки из протокола составляются унифицированным образом. Разница может заключаться в специфике самого протокола. Например, если уставом определено правило ведения подробного документирования, помимо основных разделов могут быть приведено обсуждение вопроса: реплики, особые мнения, ход голосования. На оперативных или внеплановых собраниях ведут краткий протокол, поэтому выписка может не содержать раздел «ВЫСТУПИЛИ», а только «СЛУШАЛИ» и принятое решение.
- Нужно ли заверять выписку у нотариуса? Практика показывает, что финансовые и государственные структуры (налоговая и ПФР) часто требуют нотариального заверения выписок по примеру протоколов. Согласно ФЗ № 14, документирование хода собрания ООО должно быть удостоверено присутствующим на нем нотариусом, если в уставе не прописан иной порядок. Обязательно заверение протокола, если решения касаются финансовых вопросов деятельности ЮЛ или смена руководства. Не каждый нотариус готов заверить выписку, если он не следил за ходом заседания.
.
Сколько разделов содержит повестка дня в протоколе?
Проведение общего собрания собственников в многоквартирном доме
Заголовок, дата и номер протокола — Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания).
Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21 — 24. 07. 2009. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Текст протокола включает следующие части: Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.С новой строки после слова « Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании. Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово « Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года». По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
- Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково;
- Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной;
- Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения;
Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.). Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
- Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см;
- рис;
- 4);
- Рис;
- Пример оформления краткого протокола Рис;
- Пример оформления полного протокола При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня;
Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.В части « СЛУШАЛИ » излагается текст выступления.
Что должен быть в протоколе?
Выписка из протокола общего собрания — Как правило, на общем собрании большинством принимаются решения:
- о создании, реорганизации, ликвидации ООО;
- утверждение устава и внесение в него изменений;
- участие в других юридических лицах;
- образование исполнительных органов и выборы органов управления;
- утверждение годового отчета;
- назначение ревизионной или аудиторской проверки.
Инициатива созыва собрания принадлежит исполнительному органу или группе участников, числом не менее определенного процента от их числа согласно учредительным документам. Процедура должна отвечать требованиям закона, регулирующего деятельность организации, и устава. Всем членам заблаговременно должно быть выслано уведомление, содержащее дату, время, место проведения и повестку дня.В целях проверки правомочности собрания и наличия кворума рекомендуется проводить регистрацию прибывших с указанием документа, удостоверяющего личность, и проставлением подписи участника напротив своей фамилии. Собрание в самом начале должно выбрать председательствующего, на которого возлагается его проведение, и секретаря для ведения протокола.В протоколе должен быть отражен весь его ход, выступления участников, прения, обсуждения вопросов повестки, ание и его результаты, принятые решения:
- Во вводной части указывается дата начала и окончания сбора, количество лиц, принимающих в нем участие, процентное соотношение прибывших к общему количеству членов организации, наличие или отсутствие кворума, а также вопросы, включенные в повестку.
- В основной части описывается последовательность рассмотрения вопросов, при этом можно составить краткий протокол с фиксацией пункта повестки и принятого решения или полный с записью речей докладчиков, реплик, мнений.
По окончании собрания составляется официальный протокол на основании записей, которые вел избранный секретарь. Срок его изготовления обычно — от 3 до 5 дней. Изготовленный документ подписывается председательствующим и секретарем и хранится вместе со всей документацией сбора: уведомлением, листом регистрации, черновыми записями о ходе обсуждений. Ненадлежащее составленный протокол может быть основанием для признания принятого решения недействительным.
Собрания участников могут проводиться путем заочного ания, без созыва всех членов организации.В таких случаях инициаторы уведомляют в обычном порядке о созыве и порядке принятия решений по вопросам повестки.
Голосование проводится путем заполнения высланных организатором бюллетеней в течение определенного срока. По итогам подсчета , отраженных в бюллетенях, составляется протокол. Такая форма ания может быть применена и в обычных очных сборах в целях исключения факта отказа участником от выраженного мнения. Для АО и ООО законодательством предусмотрено нотариальное удостоверение принятых решений.