Когда документ считается исполненным?

Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ‘Дело’ отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

Что такое исполненный документ?

Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Как осуществляется контроль за исполнением документов?

37.1. Контроль исполнения документов и поручений проводится в целях своевременного и качественного их исполнения, повышения исполнительской дисциплины, ответственности исполнителей и включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, информирование руководителей о результатах исполнения.

В арбитражном суде контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения: локальные акты и иные документы ВАС РФ, касающиеся деятельности арбитражного суда; локальные акты и иные документы арбитражного суда; поручения руководства суда; планы работы арбитражного суда; процессуальные сроки рассмотрения судебных дел и жалоб, сроки рассылки процессуальных документов, сроки рассмотрения обращений граждан и представителей организаций и т.д.37.2.

Контроль исполнения локальных актов ВАС РФ и председателя арбитражного суда, а также поручений заместителей председателя суда по вопросам, связанным с организацией судебной деятельности суда, как правило, осуществляется секретариатом председателя арбитражного суда.37.3.

Контроль за исполнением поручений руководства суда по вопросам организационной деятельности суда осуществляется руководителем аппарата — администратором арбитражного суда, если в поручении не указано другое лицо, контролирующее исполнение.37.4. Контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб осуществляют заместители председателя арбитражного суда — председатели судебных коллегий, председатели судебных составов.

Оперативный контроль по исполнению определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на помощников судей (специалистов судебного состава).37.5. Общий контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях суда осуществляют руководители этих подразделений, а текущий контроль — специалисты делопроизводства подразделений, на которых распоряжением руководителя возложена такая обязанность.

Руководители структурных подразделений дают конкретные указания по исполнению документов и поручений, контролируют качество и сроки исполнения, принимают меры по исполнению, докладывают руководству суда (с учетом распределения обязанностей) о ходе и результатах исполнения, в пределах своих полномочий снимают с контроля исполненные документы или поручения, контролируют своевременность снятия с контроля документов и поручений на основании резолюции руководства суда.

В судебном составе, кроме того, контролю подлежат сроки рассмотрения судебных дел, отправки копий судебных актов, извещений, исполнительных листов, истребованных судебных дел вышестоящими инстанциями, сроки возвращения дел. Информирование судей об истечении сроков исполнения определений, информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, осуществляется за 5 дней до истечения срока исполнения.37.6.

Что такое контроль за исполнением документов?

Текст работы размещён без изображений и формул. Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительской дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов.

• Однако необходимо отметить, что не всем организациям удается вести контроль исполнения документов.
• На данный момент существуют проблемы в правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы службы делопроизводства.
• Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников. Впервые контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях EГСД в 1974 г.

1. На современном этапе развития контроля, многие специалисты в области делопроизводства утверждают, что нормативно-методические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства уже устарели.
2. Трижды выходившие в последующие годы Типовые инструкции разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти и не являлись нормативными документами фирм.

Основным нормативным документом, регламентирующим контроль исполнения в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДOУ). От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

1. В российской системе управления контроль исполнения документов всегда проводился руководителями структурных подразделений.
2. В настоящее времяконтроль исполнения осуществляется службой ДOУ или специальной службой контроля, а в не больших организациях контроль может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя организации.

Однако существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе. Необходимо отметить, что специальные службы контроля создаются всё реже из-за стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности сотрудников.

Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).

Постановка на контроль совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации.

Какие документы берутся под контроль?

Контроль за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить своевременное и точное их выполнение. На контроль берутся все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются прямые поручения о проведении практических мероприятий, представлении предложений, докладов, заключений и о проведении различного рода специальных работ. На документах, взятых на контроль, ставится специальный штамп » На контроле «. Контроль за исполнением приказов и других руководящих служебных документов командир части осуществляет лично, а также через штаб. В штабе части приказом командира части назначается ответственное лицо, которое обязано вести журнал контроля, Обязанности лиц, осуществляющих контроль за исполнением служебных документов систематически следить за ходом исполнения служебных документов, находящихся на контроле, предупреждать возможность их невыполнения и докладывать о всех случаях задержки исполнения командиру части, обобщать работу по исполнению документов, вносить на рассмотрение командования предложения об улучшении контроля, постоянно иметь необходимые сведения о ходе исполнения документов. Содержание журнала контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ), в которых должны быть отражены: дата, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные.

Документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. В исполненном документе и журнале контроля должны быть отметки исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в котором документ должен быть подшит (служба, место, где он хранится).

На документах, по которым поставленные вопросы решены в рабочем порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку (справку), когда, как решен вопрос, после чего заверяет своей подписью. Документ снимается с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в нем.

1. Решение о снятии с контроля принимает командир (начальник штаба) части.
2. О снятии документа с контроля в журнале контроля делается соответствующая отметка.
3. Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а документы с отметкой «срочно» — не более 3 дней.

В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

Какие документы подлежат контролю исполнения?

Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения, ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Как определить срок исполнения документа?

По правилам делопроизводства срок исполнения документа считают в календарных днях. В рабочих днях срок исполнения считают, только если об этом прямо сказано в резолюции или тексте документа. Например, «Подготовить ответ в течение 10 рабочих дней» в письме от 18.01.2020.

Что такое срок исполнения документа?

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело . Термины и определения», – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

• Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
• Согласно параграфу 4.13 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, поручения, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

Указание «оперативно» предусматривает десятидневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Какие этапы включает контроль исполнения документов?

Снятие документа с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов ; информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Кто осуществляет контроль исполнения документов?

5.1. Задачи контроля исполнения Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля службы документационного обеспечения управления министерства. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях ответственными за документационное обеспечение управления.5.2.

Сроки исполнения документов 5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) — автор документа.5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

• На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении (пп.3.3.10; 4.1.3), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.5.3.
• Организация контроля исполнения 5.3.1.
• Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированных банков регистрационных данных.

Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерства, решения коллегии и др.).5.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Кто может снять документ с контроля?

Что является документом, удостоверяющим личность

Снятие контрольного документа (поручения) с контроля исполнения осуществляется отделом контроля исполнения документов Управления делопроизводства на основании представленной управлением центрального аппарата ФССП России, в котором исполнялся документ (поручение), контрольной карточки, заполненной исполнителем и

Для чего необходим контрольный срок исполнения?

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений). Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:

• контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
• контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю. В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

• сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
• постановку документа на контроль;
• оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
• снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
• учет и обобщение результата контроля;
• информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
  

  Как происходит регистрация документов?

  Новая страница 1 Цели регистрации Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения.

  1. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
  2. Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения , а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

  Регистрируемые и нерегистрируемые документы Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

  Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий. Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

  Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения.

  1. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
  2. Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь .
  3. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д.

  Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ. Особенности регистрации документов в организации Основной принцип регистрации – однократность.

  Кто осуществляет текущий контроль?

  Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственных функций, проверок соблюдения и исполнения специалистами настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

  Кто имеет право снять документ с контроля в организации?

  Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.