Чем полезны совещания?

Чем полезны совещания
Марк Федин, Президент БКГ менеджмент консалтинг Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать. Джон Кеннет Гэлбрейт Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания.

Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний! Причины, по которым на этих «митингах» впустую тратится столько времени и средств, состоят всего лишь в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены.

В большинстве случаев совещания длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными. Надеюсь, этот материал поможет Вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты. Типы и цели совещаний Существует несколько основных типов совещаний, и каждый из них имеет различную цель.

  • Конечно, совещания могут иметь не только одну цель.
  • Совещание персонала, например, часто служит как для обмена информацией, так и для решения мелких проблем.
  • Но независимо от того одна причина или несколько, есть причина, благодаря которой было созвано совещание.
  • Во время совещания, направленного на решение проблемы , участники сначала определяют проблему, а затем вырабатывают ее решение.

В совещании устроенном для принятия решения группа выбирает решение, которое будет реализовано. Для того чтобы успешно провести совещание, группа должна согласовать процесс принятие решения: будет ли решение единодушным, будет ли приниматься голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей? Так же существуют совещания для обмена мнениями, отчетов, обратной связи .

  • вы нуждаетесь в информации или совете, который вам может предоставить группа;
  • хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;
  • хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;
  • имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;
  • считаете, что нужно четко объяснить обязанности по решению проблемы или вопроса;
  • считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании.
Читайте также:  Как проверить мягкий знак что делать?

Лучше НЕ созывать совещание , если:

  • это — личный вопрос, который должен быть улажен один на один;
  • у вас нет времени на подготовку;
  • вы считаете, что лучше использовать другой метод, например, записку, электронную почту, телефонный звонок;
  • вопрос уже решен;
  • вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время;
  • группе нужно время, для того чтобы обнаружить источник конфликта или разочарования.

Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10.

Что проявляется на совещаниях?

Да, на совещаниях, как под МРТ, проявляются, как на снимках рентгена, структуры и области мозговой деятельности компании, используемые при различной активности, во время повседневной деятельности компании,ее руководства и сотрудников, если есть у кого желание рассматривать и анализировать.

Что такое проблемные совещания?

Структура этапов совещаний — 1. Проведите четкое структурирование этапов по следующей (авторской) схеме: Кликните, чтобы увеличить картинку Этап №1. Организация: определение участников, формирование план-графика, выбор тематики и разработка регламента совещаний. Этап №2. Подготовка: рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение повестки дня и участников, проверка помещений и т.д.

Этап №3. Проведение: обсуждение повестки дня, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания . Этап №4. Завершение: принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола. Этап №5. Контроль решений: мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания.

Этап №6. Анализ: анализ истории вопросов, получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний.2. Уточните, какие из указанных видов совещаний (или рассматриваемых на них вопросов) в большей степени характерны для вашей организации, и учитывайте их в своей работе.

    Информационные (инструктивные): доведение информации, выдача поручений «сверху вниз» до исполнителей, контроль исполнения поручений. Оперативные (диспетчерские): получение информации «снизу вверх», рассмотрение отчетов, решение текущих вопросов, выдача и контроль поручений. Проблемные (ситуационные): коллективный анализ сложных ситуаций и проблем, стоящих перед компанией, выработка решений по этим проблемам.
Читайте также:  Как правильно оформить повестку совещания?

3. Оцените исходную эффективность и устраните наиболее явные ошибки и потери, возникающие на различных этапах совещаний.

Как подготовиться к совещанию?

Этап №2. Подготовка совещаний — 1. Руководитель должен тщательно готовиться, чтобы не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН.2. Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.3.

  • Проверьте состав участников и целесообразность приглашения тех или иных сотрудников в зависимости от вопросов повестки дня.4.
  • Заблаговременно разошлите приглашение, повестку дня и необходимые материалы всем участникам.5.
  • Придерживайтесь разумного числа участников: если их много, то совещание вырождается в беседы руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей.6.

Используйте чудодейственный способ повышения эффективности совещаний путем жесткого ограничения времени его проведения.7. Создайте условия в переговорной комнате: она должна быть оснащена компьютером и экраном для вывода повестки дня, протоколов и т.д.

Как организовать совещание?

Этап №2. Подготовка совещаний — 1. Руководитель должен тщательно готовиться, чтобы не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН.2. Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.3.

  1. Проверьте состав участников и целесообразность приглашения тех или иных сотрудников в зависимости от вопросов повестки дня.4.
  2. Заблаговременно разошлите приглашение, повестку дня и необходимые материалы всем участникам.5.
  3. Придерживайтесь разумного числа участников: если их много, то совещание вырождается в беседы руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей.6.

Используйте чудодейственный способ повышения эффективности совещаний путем жесткого ограничения времени его проведения.7. Создайте условия в переговорной комнате: она должна быть оснащена компьютером и экраном для вывода повестки дня, протоколов и т.д.