Что является результатом хорошего совещания?

Единый взгляд на вещи — Результат совещания — достигнутые договоренности и поставленные задачи. Чтобы спустя неделю никто не заявлял: «А я думал, что имеется в виду. », «Мне показалось, что в первую очередь я должен был. », они должны быть зафиксированы.

Из своей консультативной практики знаю, что такое бывает часто. Потому что все мы субъективисты, даже когда работаем в команде. Психологи утверждают: глядя на один и тот же предмет, люди видят его не одинаково. И уж тем более слышат по-разному, воспринимая то, что укладывается в их представление о проблеме, событии или ситуации.

Поэтому нужен документ, однозначно трактующий то, что было решено на совещании. В нем также должны быть указаны задачи, сроки, ответственные. Я имею в виду протокол. Он будет нужен и тем, кто не присутствовал на совещании, но задействован в выполнении его решений.

1. Новым сотрудникам он позволит быстро войти в курс событий, понять действующие правила, стандарты и нормы.
2. Решения, касающиеся всего персонала, должны быть доведены до сведения каждого работника.
3. У нас такие решения оформляются в виде приказов, инструкций и других документов за подписью руководителя или его заместителей.

Факт получения документов сотрудники фиксируют свой подписью, документы также размещаются на внутренних электронных ресурсах. Так у нас выглядит процесс подготовки и проведения совещания.

Чем полезны совещания?

Система координат для оценки — Проведение совещания отражает сложившуюся управленческую парадигму в организации, а та, в свою очередь, – личную душевную и интеллектуальную работу ее руководителя и уровень управленческой грамотности. Хотя, надо честно признаться, для многих «профессиональная управленческая грамотность» – явление весьма эфемерное.

1. Они не признают менеджмент за науку, полагая, что успешная практика – следствие большого опыта.
2. Этот опыт, к сожалению, в основном базируется на благодатной почве мифов и самооправдывающихся прогнозов.
3. О мифах в бережливом производстве читайте в статье «Миф и быль в бережливом производстве» Есть немало подходов, описывающих управленческую парадигму организаций.

Например, в работе «Открывая организации будущего» Фредерик Лалу построил карту развития организаций от красной – автократичной до бирюзовой – интегральной. Введение цветового распределения позволило уйти от монохромной черно-белой оценки, что, безусловно, хорошо для восприятия, так как чистая дихотомия является скорее научным абсолютом, нежели оценкой реальной практики с ее многообразием форм, динамикой изменений и так далее.

Как должны вести себя участники совещания?

Будьте приветливыми и дружелюбными при встрече, так вы настроите участников на миролюбивый тон общения. В ходе совещания секретарь может как присутствовать и вести протокол, так и находиться на своем месте. Если секретарю поручено вести протокол совещания, он должен сидеть не за общим столом переговоров, а в стороне.

Каковы профессиональные цели деловых совещаний?

Деловые совещания: задачи, цели, темы — Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников; интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании; определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний; решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными. В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Что такое эффективное совещание?

Выбор типа совещания — Эффективные совещания — это заранее спланированные встречи, которые имеют четкую структуру и проходят по четко установленным параметрам. Существует несколько ключевых типов собраний, которые имеют свои особенности. Среди них: 1. Планерка — структура этой разновидности совещания состоит из разминки или вступительного слова, основной части, включающей регламент, формат и цели, общих вопросов, результатов работы, отчетов участников и анализа результатов.2. 4. Совещание — состоит из вступления, которое включает планы, обозначение важности темы и определение проблемы, основной части — это планы, регламент и формат, далее идет обсуждение с последующим анализом, а в завершение — постановка задач и подведение итогов.5.

• Обсуждение — собрание организовывают в очередной раз после того, как основная встреча уже была проведена, но на котором решение так и не приняли.
• Помимо ключевых, есть еще такие форматы совещаний, как планерка и брейнсторминг.
• В первом случае на встречу приглашают узкий круг сотрудников для решения проблемы, к которой они имеют прямое отношение.

Второй тип совещаний создан для поиска неординарных идей и свежих решений. На такие заседания приглашают как можно больше людей. Чтобы грамотно распорядиться временем, отведенным на совещание, вложиться в этот временной отрезок и не затянуть с решением главной задачи, можно воспользоваться специальными приложениями, такими как простой тайм-трекер Checkiant . С его помощью также можно вести учет рабочего времени и заработанных денег сотрудников, тем самым повышая продуктивность и качество работы каждого из них.

Для чего нужны совещание?

Зачем нужны совещания — Час личного общения с сотрудниками часто заменяет дни и недели переписки с ними. Совещания помогают решать рабочие задачи и строить стратегию продвижения бизнеса с учетом мнения сотрудников. Им в будущем и придется выполнять принятые планы.

Когда лучше проводить совещания?

Билл Грин, автор бестселлера «Ва-банк: жизненные уроки о бизнесе для предпринимателей», считает, что секрет продуктивных собраний заключается в их правильном планировании. В своей заметке на Medium он рассказал об оптимальном времени, в которое нужно собираться для обсуждения рабочих вопросов.

1. Я никогда не понимал любовь к часовым совещаниям.
2. Как предприниматель я могу придумать сотни разных способов иначе провести это время.
3. Почему нельзя обсудить все за десять минут? Почему нельзя собраться, решить все вопросы и двигаться дальше? Но больше меня беспокоит не столько «стандартная продолжительность» совещаний, сколько частота их проведения.

Огромное количество компаний проводит одно собрание за другим, и часто это доходит до абсурда. Когда успевать работать, если у тебя запланировано столько совещаний? Пока все эти бизнесмены сидят на собраниях, конкуренты захватывают рынок. Каждый день у вас есть ограниченное количество времени, когда вы взаимодействуете с клиентом.

1. У всех оно разное — в моей компании я, например, знаю что телефоны техподдержки и отдела продаж начнут звонить примерно в 10 утра.
2. Поэтому я предпочитаю проводить все необходимые собрания с начала рабочего дня, то есть до этого времени.
3. К сожалению, многие менеджеры среднего звена (и даже высшее руководство) этого не понимают.

И поэтому их продажники в 11 утра показывают отчеты или только идут на собрание, чтобы их обсудить, вместо того чтобы заниматься своими основными обязанностями. Фото: Unsplash 11 утра — это прайм-тайм, его не нужно тратить на занятия, которым можно уделить время утром или в конце рабочего дня. Не нужно проводить слишком много собраний, особенно в самое важное рабочее время. Каждый основатель и руководитель компании должен закрепить эту мысль в своей корпоративной культуре.

1. Отучите своих сотрудников проводить ненужный обмен любезностями на совещании и откажитесь от невнятных обсуждений каждого вопроса.
2. Какой смысл спрашивать мнение каждого из собравшихся, если конечное решение все равно не будет коллективным? Проводите собрание ровно столько, сколько необходимо для обсуждения самых важных тем.

Но главное — устраивайте их в правильное время. Не думаю, что вам нужно совещаться, когда у вас звенят рабочие телефоны, клиенты заваливают вас письмами с вопросами, а ваш бизнес должен работать на максимальной эффективности. В мире бизнеса считается, что понедельник и пятница — неудачные дни для проведения собраний, потому что обычно на них сотрудники любят брать отгулы.

Сколько может длиться совещание?

Думайте о своём времени, как о ценном ресурсе — Как известно, время — деньги. Совещания в среднем длятся 31–60 минут . Это удобно для календарей, дела в которых планируются в долях по 30 и 60 минут. Однако это не означает, что каждое совещание должно длиться именно столько.

1. При планировании повестки совещания (подробнее об этом ниже) подумайте, сколько времени нужно на рассмотрение каждой темы, суммируйте время и выберите соответствующую продолжительность совещания.
2. Может быть, вам хватит 15 минут.
3. Может быть, вам нужно 45 минут.
4. Участники в любом случае будут более сфокусированными, если будут знать, что на каждую тему отводится, например, 10 минут.

Чувство оперативности поможет удержать обсуждение на заданном уровне и обеспечить выполнение всех поручений. Вам не придётся назначать дополнительное совещание, потому что ничего не будет упущено.

Что оформляется по итогам совещания?

3.9.1. Протокол — документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегии Судебного департамента, оперативных совещаниях руководящего состава, заседаниях комиссий, рабочих групп.3.9.2. Протоколы оформляются на бланках установленной формы.

1. Протоколы совместных заседаний (совещаний) с другими государственными органами оформляются на листах формата A4 по правилам, установленным для совместных приказов.3.9.3.
2. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания (совещания), но не позднее 3 дней со дня его проведения.3.9.4.

Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.3.9.5. Текст полного протокола ( приложение N 9 к Инструкции), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

• Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовавшие на заседании (совещании).3.9.6.
• Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» или «Об». Повестка дня может быть оформлена на отдельном листе и приложена к протоколу.3.9.7. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.3.9.8.

Текст краткого протокола ( приложение N 10 к Инструкции) также состоит из двух частей (вводной и основной). Для оформления протоколов совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп применяется, как правило, краткая форма протокола. Слова «слушали», «выступили», «решили» в кратком протоколе не печатаются.3.9.9.

1. Во вводной части краткого протокола указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) от Судебного департамента.
2. В случае присутствия приглашенных лиц указываются их должности, фамилии и инициалы.3.9.10.
3. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.3.9.11.

Наименование вопроса краткого протокола начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру текстового поля полужирным шрифтом и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Зачем нужна повестка совещания?

Вы новичок в составлении повесток для совещаний в Asana? — Вот ответы на все ваши вопросы:

Для чего нужна повестки совещания? Повестка совещания содержит цели, тезисы и поручения для вашей группы в рамках разовых и регулярных совещаний. Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой совещания с коллегами, чтобы они могли подготовиться к встрече и проработать все поручения по её итогам. Что необходимо отразить в повестке совещания? В повестке должны быть разделы в соответствии с её пунктами. Например, можно предусмотреть такие разделы, как «Вопросы для обсуждения», «Поручения» и «Справочные материалы». Кроме того, в шаблоне повестки совещания Asana задачи можно располагать в нужном порядке методом перетаскивания. Как составить повестку совещания? При планировании повесток в Asana каждый участник вашей группы может добавлять темы для обсуждения. При необходимости можно легко определить приоритетные темы с учётом созданных задач, а затем поделиться повесткой совещания, чтобы каждый участник вашей группы имел возможность подготовиться. Также можно создать раздел для поручений, которые необходимо будет выполнить после совещания. Как составить повестку для проведения эффективного совещания? Сделайте так, чтобы повестка призывала к действиям, создав её в виде проекта Asana. В результате каждый пункт повестки будет задачей со сроками выполнения и назначенным исполнителем. Чётко определите, кто что и когда будет делать, чтобы не упустить ничего важного.

Также стоит подумать и о месте публикации повестки совещания. Разместив её в инструменте для управления совместной работой, таком как Asana, вы сможете своевременно приглашать коллег ознакомиться с повесткой и дополнить её, а также добавить поручения по итогам совещания. Начните работу с нашего шаблона повестки совещания уже сегодня. Использовать шаблон

Как проходит совещание?

Коммуникации Мелия Марина Все проводят совещания, все в них участвуют, и все всегда ими ­недовольны. Руководители жалуются: «Время трачу, каждый раз объясняю все заново», «Так ничего и не поняли». Сотрудники: «Одна говорильня, только от работы отрывают». Подразумевается, что все хотят работать, но должны сидеть на совещаниях.

• Разочаровавшись, руководители ведут себя по-разному.
• Одни устраивают совещания как можно чаще — и начинается чехарда: наверное, не тех позвали, давайте попробуем других; давайте рассадим всех иначе; давайте собираться не в начале недели, а в конце; давайте не в начале дня, а ближе к вечеру.
• А другие руководители, наоборот, «обижаются» на совещания, отказываются от них на время или навсегда.

Совещания — очень эффективный метод управления, с его помощью можно повысить и мотивацию людей, и четкость исполнения, отладить взаимодействие подразделений. Пользуясь им, можно решить массу задач. Вопрос лишь в том, как получить желаемое, затратив минимум ресурсов.

И чтобы на него ответить, попробуем понять, почему совещания так часто заканчиваются провалом. Причем и те, которые проводятся не для галочки, а ради важной задачи. По просьбе клиентов я присутствовала на многих ­совещаниях и потом обсуждала с ними причины неудач. Типичные неудачи Совещания можно условно разделить на четыре типа по их целям: донести до людей свое уже готовое решение; собрать информацию, понять, как обстоят дела; сформулировать новую идею; обсудить конкретный вопрос и вынести решение.

Цель — донести свое решение до людей. Руководитель планирует перевести производство на новую технологию. Он все проанализировал, подсчитал, понял, что и как делать, осталось объявить, что новшество вводится с такого-то числа, и распределить функции между людьми.

1. Но какими словами он начинает совещание: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос.
2. Как вы смотрите на то, что мы перейдем на новую технологию?» И к его большому изумлению, события развиваются не так, как он предполагал.
3. Вместо того чтобы думать, как браться за дело, люди обсуждают плюсы и минусы его предложения, высказывают свое мнение, возражают, предлагают варианты и т.д.

Руководитель вне себя. Он уже тысячу раз все продумал и взвесил. Но теперь он только и может сказать: «Да, решение надо доработать, но сроки поджимают, давайте все-таки попробуем­». С чем уйдут люди? «Сырое решение. Почему мы должны его выполнять? Вряд ли у нас получится» Руководитель сам поставил себя в трудное положение.

1. В чем же его главная ошибка? Вспомним его первую фразу: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос».
2. Первые слова на любом совещании — это пусковой механизм, они задают направление.
3. Люди слушают, относятся к нашим словам серьезно — и начинают высказываться.
4. Они и не подозревают, что наша цель была другой: объявить им свое решение и распределить роли для его претворения в жизнь.

Согласно одному из управленческих мифов, только если люди сами «родили решение» в бурном обсуждении, они будут верить в него и воплощать его, не жалея сил.

Какие типы совещаний вы знаете?

Типы совещаний : совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы. Цели. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Что представляет из себя деловое совещание?

Деловое совещание – одна из форм делового взаимодействия сотрудников (специалистов в определенной области) и руководителей с целью обмена мнениями, информацией, проработки заявленной темы, обсуждения и выработки решения по проблеме, составления и утверждения итогового документа (протокола, решения).

Сколько длится совещание в школе?

Думайте о своём времени, как о ценном ресурсе — Как известно, время — деньги. Совещания в среднем длятся 31–60 минут . Это удобно для календарей, дела в которых планируются в долях по 30 и 60 минут. Однако это не означает, что каждое совещание должно длиться именно столько.

• При планировании повестки совещания (подробнее об этом ниже) подумайте, сколько времени нужно на рассмотрение каждой темы, суммируйте время и выберите соответствующую продолжительность совещания.
• Может быть, вам хватит 15 минут.
• Может быть, вам нужно 45 минут.
• Участники в любом случае будут более сфокусированными, если будут знать, что на каждую тему отводится, например, 10 минут.

Чувство оперативности поможет удержать обсуждение на заданном уровне и обеспечить выполнение всех поручений. Вам не придётся назначать дополнительное совещание, потому что ничего не будет упущено.