Как правильно и грамотно писать письма? 2023 - Школа №13

Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Начинайте письмо с вашего заключения
Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Повторите ваш вывод, как призыв к действию
Укажите выгоду в строке темы письма

Как правильно составить деловое письмо?

Оформление деловых писем по ГОСТу Отступ справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — 20 мм; Нумерация страниц — посредине сверху; Нумерация каждого приложения — отдельно; Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);.

Как правильно писать обращение в письме?

Уважаемые студенты! Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.О правилах деловой переписки Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма.

Тема письма должна четко отражать суть обращения;
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару;
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21;
Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель;

Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе. Письмо должно:

Содержание письма должно быть лаконичным.В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).

Придерживайтесь корректного, делового тона. Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным. Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка. Четко формулируйте вопросы. Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество.В конце письма присутствует формула вежливости и подпись.

Например, «С уважением, ФИО»;
Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения.К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.В письме обязательно указывается дата;

Учитывайте время обращения.У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.

Выкладываем готовые задания в ЭИОС Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки. Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1». Выложенные файлы называем: «ФИО студента к семинару 1». Папка называется датой «16. 04». Выложенные файлы называем: «ФИО студента к 16. 04». Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).

Нужно ли в каждом письме писать с уважением?

Структура делового письма — Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

Имя отправителя Тему письма Приветствие Суть разговора Вопрос или призыв Подпись Как связаться, кроме почты

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить. Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда.

Спам	Личное письмо
Тульская типография	Анна Николаева
Alex Rich	Александр Болдарев
Выиграй Миллион	Ирина Маркина

Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя. Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.

Мешает быстро перейти к сути	Стоит отдельно, не мешает
Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица.	Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица.

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция.У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство. Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:

Долго и не по теме	Краткое введение в тему
Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции.	Мы общались на конференции по поводу совместной акции.
Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие.	Итоги нашего разговора:.

Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац. Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Без вопроса

С вопросом

Это мои предложения по процессу работы над проектом.

Антон, это мои предложения.Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим?

Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане.

Как красиво закончить письмо?

Профессиональные заключения и завершающие фразы — Определяя тип заключения, которое следует использовать в вашем деловом сообщении электронной почты, необходимо учитывать, кому вы пишете, и для чего. Если вы не уверены, какое заключение лучше всего подходит, следует остановиться на более официальной и стандартной завершающей фразе.

Как правильно поздороваться в письме?

Можно ли отправить письмо без темы? — Да, но лучше с темой. Письмо no subject система с большей вероятностью отправит в «спам», да и у адресата оно может вызвать недоверие. Тема должна быть сформулирована так, чтобы человек сразу понял, о чем примерно пойдет речь, и кто ему пишет. Есть теория, что письма с длинными заголовками реже открывают.

Исследования показывают , что преимущество коротких заголовков очень невелико, так что его можно не учитывать. Не пишите «доброго времени суток!» — этот штамп многих раздражает. Здравствуйте, добрый день, добрый вечер — самые простые и надежные варианты.

Если вы ставите кого-то в копию письма или добавляете в переписку с несколькими людьми, нового участника обязательно нужно представить.В общей переписке следите за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если хотите написать кому-то одному. Точно так же не забывайте нажимать «ответить всем», если это общая переписка.

Иначе вы ее сломаете. Вежливо.В деловой переписке работают все те же законы и вежливости и хорошего вкуса, что и в обычном общении (читайте об этом карточки «Как обращаться к людям на улице?» ). Все просто: не надо называть человека на «ты» до тех пор, пока он сам не перешел.

Многие сами пишут уже во втором письме, что «можно на ты», но тут лучше не спешить — это иногда смущает собеседника. Ведь отказать уже очень неудобно. Не надо называть человека по имени, если он подписывается именем и отчеством. Но главное правило, пожалуй, такое: подстраивайтесь под собеседника. 6.

Как правильно написать письмо на электронную почту?

При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля (адрес и имя отправителя, адрес получателя, тема письма, само письмо, состоящее из приветствия, основного текста письма, заключения и подписи). Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Как правильно писать обращение к человеку по имени?

Используйте имя и отчество человека, которому адресуете письмо. Как правило перед парой имя-отчество добавляется стандартное: «Уважаемый ». Данная форма обращения является самой распространенной и общепринятой во всем мире. Реже в обращениях употребляются: «Господин », «Товарищ ».