Как правильно оформить повестку совещания?

Как правильно?

Как правильно оформить повестку совещания
Планируйте и управляйте совещаниями с помощью нашего шаблона повестки совещания — Наш шаблон повестки поможет вам правильно провести совещание с самого начала. Сделайте так, чтобы ваши встречи были хорошо организованными и продуктивными, фиксируйте поручения, координируйте работу на местах и делайте всё это централизованно.

    Составьте список тем и тезисов для обсуждения. Создайте задачу (или несколько задач) по фиксированию вопросов, рассматриваемых на совещании. В проекте повестки совещания можно создавать новые задачи или добавлять туда уже имеющиеся задачи из других проектов для обсуждения и обмена мнениями. Но в любом случае в описании задач необходимо приводить подробности, чтобы все пришли подготовленными. Распределите тезисы выступления по участникам. Даже если вы сами будете вести совещание, вы можете просить других участников затронуть те или иные вопросы. Определите, кто и о чем будет говорить, и предупредите их об этом через проект повестки совещания на тот случай, если им понадобится время на подготовку. Пропишите цель совещания. Настройте участников совещания на нужный лад, определив и чётко сформулировав, что вы ожидаете от этого совещания. Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствуют именно эти люди? Заранее делитесь повесткой с участниками. Распространите среди участников повестку совещания, чтобы они знали, что предполагается обсуждать. Это позволит перейти к делу сразу после начала совещания.

Как правильно составить повестку дня на совещании?

Загрузить PDF Загрузить PDF Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.

  1. 1 Запросите информацию у коллег. Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.
    • Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
    • Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
  2. 2 Определите главную цель или цели. Собрание должно иметь конкретную цель: принять решение, поделиться сведениями, составить планы на будущее или предоставить отчет. В ином случае нет смысла проводить собрание.
    • Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.
  3. Изображение с названием Choose a Recruitment Agency Step 16

Документальное оформление совещания — По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом».

Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь. Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Протокол — это документ, в котором зафиксирован ход обсуждения и принятые решения на совещаниях, собраниях или конференциях.

Протоколы составляются на основании записей, которые ведутся в ходе протоколируемого мероприятия. Это может быть стенограмма, аудиозапись или черновые записи секретаря. Также используются повестка дня, тезисы выступлений, проекты решений и списки участников.

  • В любой компании регулярно происходят различные совещания.
  • Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т.д.
  • Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа.

Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегаций. Эта численность согласовывается предварительно.