Как правильно составлять протокол?

Как правильно составлять протокол
Формуляр протокола — Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Как должен выглядеть протокол?

Обязательные реквизиты протокола — наименование документа; дата и регистрационный номер протокола ; дата и место проведения собрания; заголовок к содержательной части; содержательная часть; место (адрес) хранения протоколов собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование; приложения к протоколу.

Как оформляется текст в протоколе?

Новая страница 1 Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания.

  • Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона;
  • Протокол оформляется на общем бланке, который обычно включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления номера и даты, место для текста протокола, место для заголовка к тексту;

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24. 01. 2002. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

  1. Заголовок к тесту протокола имеет отличия от оформления этого реквизита в других документах;
  2. Как правило, заголовок содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: протокол заседания коллегии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений;

Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается; секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е.

  • составление и оформление протокола.В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на заседание из других организаций;

Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к. список может не совпадать с первоначально намеченным.С составления списка участников заседания начинается оформление протокола. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

  1. Оно определяется по итогам регистрации;
  2. Списки регистрации передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу;
  3. При этом в протоколе указывают: Присутствовали: 57 чел;
  4. (список прилагается);

Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Как ведется протокол?

Подготовительный этап — Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств.

При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера.

Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Читайте также:  Нужно ли писать должность с большой буквы?

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами).

Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание. Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается.

Как секретарь ведет протокол?

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

  1. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.);

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок , проектов решений и других материалов. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии.; протокол общего собрания акционеров. .). Текст полного протокола состоит из двух частей:

  1. вводной;
  2. основной.

В вводной части указываются:

  • ФИО председателя (председательствующего),
  • ФИО секретаря,
  • ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

  • Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами;
  • Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное»;
  • Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня;

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ:. ВЫСТУПИЛИ:. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):.

Что содержит протокол?

Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу 1.О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28. 4 , частями 1 , 3 и 4 статьи 28. 6 настоящего Кодекса. (в ред. Федеральных законов от 24. 07. 2007 N 210-ФЗ , от 18. 07. 2011 N 225-ФЗ , от 03.

07. 2016 N 290-ФЗ ) (см. текст в предыдущей редакции ) 2.В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении.

Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу. 1.В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке , протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие.

  • Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола;
  • (часть четвертая;
  • 1 введена Федеральным законом от 24;

07. 2007 N 210-ФЗ) 5. Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении.В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, предусмотренном частью 4.

Что включает протокол?

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 2.В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

  • Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной;
  • Во вводной части указываются: Председатель или Председательствующий Секретарь Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек;
Читайте также:  Какое проверочное слово к слову выражение?

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

  • Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой;
  • Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения;
  • Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки;

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

Кто занимается составлением и оформлением протокола?

Процедура оформления протокола Составлением и выдачей протокола взрывозащищенности занимается испытательная лаборатория.

Кто записывает протокол?

Судебный писарь (известен также как протоколист или стенографист) — лицо ведущее стенографический протокол судебного заседания. По окончании заседания суда протоколист расшифровывает аудиозапись или стенограмму и передаёт протокол секретарю суда.В судах низшей инстанции секретарь суда и судебный писарь часто одно и то же лицо.В США обычные суды могут вести аудиозапись, но в высших судах штатов, рассматривающих уголовные дела и многомиллионные гражданские иски обычно используются традиционные способы ведения протоколов (профессия протоколиста называется там «court reporter»).

Как подписывается протокол?

Вопрос Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии? профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов. Протокол относится к распорядительной документации, а акт является справочно-информационным документом. Данные документы имеют разные типовые формуляры и отличные друг от друга правила составления и оформления. Действующий для них порядок оформления и подписания установлен:

    в ГОСТ Р 7. 97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД.М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.

Фрагмент документа Пункт 5. 22 ГОСТ Р 7. 97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1.А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2. Пример 1. Подписи в протоколе Пример 2. Подписи в акте комиссии

Сейчас же есть единый стандарт — TCP/IP.В нем протокол TCP (Transmission Control Protocol) отвечает за надежность соединения между компьютерами и доставки сообщений, а IP (Internet Protocol) — за поиск компьютеров в рамках сети. Для работы с каждым протоколом предназначено свое программное обеспечение.

Какой документ является протоколом?

Что нужно запомнить —

  1. Протокол — это документ, в котором записывают, какие вопросы обсуждали и какие решения приняли на собраниях, конференциях и совещаниях.
  2. Протоколы бывают краткими и полными.
  3. В законе нет требований к оформлению протокола, но есть рекомендации в государственном стандарте.
  4. Чтобы зафиксировать результат по одному вопросу из повестки, можно оформить выписку из протокола.

.

Зачем вести протокол?

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ — Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима.В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола.В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел.

  1. Они сохранили традицию протоколирования;
  2. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно;
  3. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе;

Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике. Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют. .

Как должен быть составлен протокол об административном правонарушении?

Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу 1.О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28. 4 , частями 1 , 3 и 4 статьи 28. 6 настоящего Кодекса. (в ред. Федеральных законов от 24. 07. 2007 N 210-ФЗ , от 18. 07. 2011 N 225-ФЗ , от 03.

  • 07;
  • 2016 N 290-ФЗ ) (см;
  • текст в предыдущей редакции ) 2.В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела;

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении.

Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу. 1.В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке , протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие.

  • Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола;
  • (часть четвертая;
  • 1 введена Федеральным законом от 24;

07. 2007 N 210-ФЗ) 5. Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении.В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, предусмотренном частью 4.

Какой документ является протоколом?

Что нужно запомнить —

  1. Протокол — это документ, в котором записывают, какие вопросы обсуждали и какие решения приняли на собраниях, конференциях и совещаниях.
  2. Протоколы бывают краткими и полными.
  3. В законе нет требований к оформлению протокола, но есть рекомендации в государственном стандарте.
  4. Чтобы зафиксировать результат по одному вопросу из повестки, можно оформить выписку из протокола.

.

Для чего нужен протокол?

Компьютерные/сетевые протоколы — это своего рода язык, или набор правил, который компьютеры используют для обмена информацией и взаимодействия между собой. Компьютеры отличаются друг от друга по производителю, типу операционной системы, программной начинке. Для того чтобы они понимали друг друга, процесс «общения» должен следовать определенным правилам. Компьютерные протоколы помогают зафиксировать: какие данные и в каком формате передаются; алгоритм действий на каждом этапе обмена информацией. Что еще нужно помнить о протоколах Каждый протокол определяет правила выполнения конкретных задач.К примеру, HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) дает возможность просматривать веб-страницы и файлы в интернете, а SSH (secure shell) используется для защищенного удаленного доступа к ОС. Стандарты развиваются.

Например, есть правила для обмена сообщениями между почтовыми ящиками, для проведения видеоконференций или для передачи файлов.В компьютерных сетях их определяют протоколы передачи данных. Раньше для передачи данных через интернет компьютеры использовали сразу несколько моделей транспортных протоколов: TCP/IP, NWLink IPX/SPX, NetBEUI.

Сейчас же есть единый стандарт — TCP/IP.В нем протокол TCP (Transmission Control Protocol) отвечает за надежность соединения между компьютерами и доставки сообщений, а IP (Internet Protocol) — за поиск компьютеров в рамках сети. Для работы с каждым протоколом предназначено свое программное обеспечение.