Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней с даты проведения совещания.
Как составить протокол совещания?
Краткая форма протокола.В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляют участников совещания, которые выступили, и принятые решения. Скачайте образец Полная форма протокола.В полном протоколе, кроме списка участников совещания и принятых решений, дополнительно фиксируют ход обсуждения каждого вопроса.
Кто отвечает за составление протокола?
Оформляющая часть — Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами. Пример 24 Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих двух подписей. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов.В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания. Вместе с тем этот же закон устанавливает иной порядок подписания протокола заседания совета директоров акционерного общества: протокол подписывается только председательствующим на заседании, и он один несет ответственность за правильность составления документа.
Такая норма представляется спорной, так как записи, отражающие ход заседания, ведет секретарь, именно он должен грамотно отредактировать их и оформить проект протокола. Из чего следует, что не только председатель, но и секретарь отвечает за составление протокола.
Об этом и должна свидетельствовать его подпись под документом. Протокол является внутренним распорядительным документом, поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется. Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Пример 25 А теперь предлагаем вашему вниманию образец протокола, составленного в соответствии с рассмотренными правилами: Пример 26
Оформляющая часть протокола — Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания.С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.
Юридическая сила протокола, т.е;
официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления;
По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 1 »;
При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем. Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами.
Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.
Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков. Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа.
Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа. Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.
Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части.В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления. Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
Что нужно учитывать при оформлении протокола?
Текст — Самым главным в любом документе является его содержание (текст). Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности. Текст протокола делится на две части:
вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);
основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.
Итак, вводная часть протокола начинается с указания, кто является председателем и секретарем данного собрания или заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два интервала от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии: Пример 7 Председатель – А.А. Соколов Секретарь – Т.Л. Тимофеева Далее располагаются сведения о количестве и персональном составе присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиального органа.
Их фамилии и инициалы помещаются в алфавитном порядке после слова «Присутствовали». Эта информация также располагается от границы левого поля. Пример 8 Присутствовали: Астахов П.Р., Бражников А.С., Макаров Р.Г., Яковенко К.В.
Однако таким образом оформляется состав присутствующих, если их количество не превышает 15-ти человек. При оформлении протоколов заседания с числом участников более 15-ти указывают их количественный состав и делают отметку о том, что список (лист регистрации) прилагается к протоколу. Образец такой надписи дан в Примере 9.А в Примере 10 показан лист регистрации (он может называться «Явочный лист» и т.п.) участников заседания (или собрания), который включает и личные подписи присутствующих. Для принятия решений на собрании необходим кворум, то есть тот необходимый минимум участников, который делает правомочными принятые решения. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании, например: Пример 11 Присутствовали 18 из 20 членов Научно-технического совета. Кворум имеется. или Присутствовали пять из семи избранных членов совета директоров.
При этом количество реальных участников отмечается в итоговой записи. Пример 9 Присутствовали: 18 человек (список прилагается). Кворум имеется. Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами.
Данные о приглашенных на заседание обязательно должны быть зафиксированы в протоколе: Пример 12 Приглашенные: финансовый директор Ракитин Н.И., главный бухгалтер Петрова В.А. Следует обратить внимание на то, что при оформлении рассмотренного блока сведений не указывают должности председателя, секретаря собрания и присутствующих на нем постоянных членов коллегиального органа.
