В соответствии с пунктом 3 статьи 181. 2 ГК РФ протокол должен быть подписан председательствующим на собрании и секретарем собрания. Данная норма императивная, то есть ее несоблюдение является нарушением закона.
Что включает в себя полный протокол совещания?
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ — Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.– Росархив, ВНИИДАД.– М., 2014. Выделяют следующие виды протоколов: • Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О.и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица.
- Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.• Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения;
- Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания;
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия. Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь.
Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены.В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать.
Как оформить протокол совещания. Интервью Михаила Колмакова. ДНК Бизнеса
Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Кто подписывает протокол после окончания совещания?
Порядок проведения совещания — Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются.
Какие документы нужны для протокола совещания?
Составление протокола — На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа; дата создания; наименование организации; населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие; список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО); данные по председателю совещания и секретаря; повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить); факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги; результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания. При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом. Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. 
.
Как организовать совещание и ведение протокола?
Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.