Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
- Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном;
- Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации;
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21. 01. 2000 N 9-ст) В письме наименование вида документа не указывают.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять: 05. 01. 2000. (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.
Какие подписи подписываются несколькими должностными лицами?
Подпись (реквизит 22) — Согласно п. 22 ГОСТ Р 6. 30-2003 в состав реквизита входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи: инициалы и фамилия.
Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности. Наш словарик. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля.
Сокращение слов при написании должности не допускается. Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги: Исполнительный директор ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А. Федоров Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке: Исполнительный директор Федоров Н.А.
Федоров Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают. Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица: Медведев М.А. Медведев Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например: Генеральный директор Медведев М.А.
- Медведев Главный бухгалтер Логинова Н.И;
- Логинова При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке;
- При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора по экономике Заместитель директора по производству Козлов О.Г;
Козлов Шумов Л.Д. Шумов В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии Иванов П.А. Иванов Члены комиссии Греков Д.К. Греков Кирова Д.В. Кирова Луговая В.Т.
Луговая Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23. 12. 2009 № 76) Приложение № 11 к п.
2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Подпись должностного лица Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Что делать в случае отсутствия должностного лица на документе?
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается ‘зам.’ или ‘И.О.
Что такое подпись и утверждение документов?
Подписание и утверждение документов Подпись (реквизит 21)- обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом.
Как внести исправление в подготовленный документ?
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 4 ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, — правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.).
Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). На чем издан документ При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например: Руководитель Личная подпись В.В.
Уйба Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации: Руководитель Федерального медико-биологического агентства Личная подпись В.В. Уйба При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают: Руководитель Личная подпись В.В.
- Уйба При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка);
При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом: И.о. руководителя Личная подпись В.В. Уйба Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации. «И.о.» — это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т.е.
сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение «И.о. «, допустимо указывать должность полностью : Исполняющий обязанности руководителя Личная подпись В.В.
Уйба Основание для права подписи Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1).В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.