Что делают на совещании?

Что делают на совещании
Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

Как проходит совещание?

Коммуникации Мелия Марина Все проводят совещания, все в них участвуют, и все всегда ими ­недовольны. Руководители жалуются: «Время трачу, каждый раз объясняю все заново», «Так ничего и не поняли». Сотрудники: «Одна говорильня, только от работы отрывают». Подразумевается, что все хотят работать, но должны сидеть на совещаниях.

  1. Разочаровавшись, руководители ведут себя по-разному.
  2. Одни устраивают совещания как можно чаще — и начинается чехарда: наверное, не тех позвали, давайте попробуем других; давайте рассадим всех иначе; давайте собираться не в начале недели, а в конце; давайте не в начале дня, а ближе к вечеру.
  3. А другие руководители, наоборот, «обижаются» на совещания, отказываются от них на время или навсегда.

Совещания — очень эффективный метод управления, с его помощью можно повысить и мотивацию людей, и четкость исполнения, отладить взаимодействие подразделений. Пользуясь им, можно решить массу задач. Вопрос лишь в том, как получить желаемое, затратив минимум ресурсов.

  • И чтобы на него ответить, попробуем понять, почему совещания так часто заканчиваются провалом.
  • Причем и те, которые проводятся не для галочки, а ради важной задачи.
  • По просьбе клиентов я присутствовала на многих ­совещаниях и потом обсуждала с ними причины неудач.
  • Типичные неудачи Совещания можно условно разделить на четыре типа по их целям: донести до людей свое уже готовое решение; собрать информацию, понять, как обстоят дела; сформулировать новую идею; обсудить конкретный вопрос и вынести решение.

Цель — донести свое решение до людей. Руководитель планирует перевести производство на новую технологию. Он все проанализировал, подсчитал, понял, что и как делать, осталось объявить, что новшество вводится с такого-то числа, и распределить функции между людьми.

  1. Но какими словами он начинает совещание: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос.
  2. Как вы смотрите на то, что мы перейдем на новую технологию?» И к его большому изумлению, события развиваются не так, как он предполагал.
  3. Вместо того чтобы думать, как браться за дело, люди обсуждают плюсы и минусы его предложения, высказывают свое мнение, возражают, предлагают варианты и т.д.

Руководитель вне себя. Он уже тысячу раз все продумал и взвесил. Но теперь он только и может сказать: «Да, решение надо доработать, но сроки поджимают, давайте все-таки попробуем­». С чем уйдут люди? «Сырое решение. Почему мы должны его выполнять? Вряд ли у нас получится» Руководитель сам поставил себя в трудное положение.

В чем же его главная ошибка? Вспомним его первую фразу: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос». Первые слова на любом совещании — это пусковой механизм, они задают направление. Люди слушают, относятся к нашим словам серьезно — и начинают высказываться. Они и не подозревают, что наша цель была другой: объявить им свое решение и распределить роли для его претворения в жизнь.

Согласно одному из управленческих мифов, только если люди сами «родили решение» в бурном обсуждении, они будут верить в него и воплощать его, не жалея сил.

Что нельзя делать на совещании?

The Expert (Русский дубляж)

Нельзя перебивать, переспрашивать, уточнять что-то у выступающих и вообще любым образом отвлекать нельзя. Если не успеваете записать какую-то мысль в протокол, просто пометьте кто говорит и что вам нужно уточнить, и задайте свой вопрос уже после совещания.

Сколько по времени идет совещание?

Думайте о своём времени, как о ценном ресурсе — Как известно, время — деньги. Совещания в среднем длятся 31–60 минут . Это удобно для календарей, дела в которых планируются в долях по 30 и 60 минут. Однако это не означает, что каждое совещание должно длиться именно столько.

  1. При планировании повестки совещания (подробнее об этом ниже) подумайте, сколько времени нужно на рассмотрение каждой темы, суммируйте время и выберите соответствующую продолжительность совещания.
  2. Может быть, вам хватит 15 минут.
  3. Может быть, вам нужно 45 минут.
  4. Участники в любом случае будут более сфокусированными, если будут знать, что на каждую тему отводится, например, 10 минут.
Читайте также:  Что дает протокол об административном правонарушении?

Чувство оперативности поможет удержать обсуждение на заданном уровне и обеспечить выполнение всех поручений. Вам не придётся назначать дополнительное совещание, потому что ничего не будет упущено.

Чем полезны совещания?

Система координат для оценки — Проведение совещания отражает сложившуюся управленческую парадигму в организации, а та, в свою очередь, – личную душевную и интеллектуальную работу ее руководителя и уровень управленческой грамотности. Хотя, надо честно признаться, для многих «профессиональная управленческая грамотность» – явление весьма эфемерное.

Они не признают менеджмент за науку, полагая, что успешная практика – следствие большого опыта. Этот опыт, к сожалению, в основном базируется на благодатной почве мифов и самооправдывающихся прогнозов. О мифах в бережливом производстве читайте в статье «Миф и быль в бережливом производстве» Есть немало подходов, описывающих управленческую парадигму организаций.

Например, в работе «Открывая организации будущего» Фредерик Лалу построил карту развития организаций от красной – автократичной до бирюзовой – интегральной. Введение цветового распределения позволило уйти от монохромной черно-белой оценки, что, безусловно, хорошо для восприятия, так как чистая дихотомия является скорее научным абсолютом, нежели оценкой реальной практики с ее многообразием форм, динамикой изменений и так далее.

Где должен сидеть руководитель во время совещания?

Руководитель любого ранга, особенно первое лицо организации, входя в служебное помещение, должен приветствовать всех, кого он встретит, будь то охранник, уборщица, которая несколько замешкалась и не успела к началу рабочего дня завершить уборку, и прочие сотрудники. Если руководитель находится в своем кабинете, а в кабинет входит посетитель, хозяин кабинета встает, застегивает пиджак (если он был расстегнут, а это разрешается, если человек сидит) и выходит из-за стола, приветствуя посетителя. Руку для рукопожатия при этом всегда подает первым хозяин кабинета (пол и возраст не играют роли).

  • Не следует идти навстречу посетителю с протянутой рукой — это выглядит комично.
  • Ни в коем случае нельзя протягивать руку для рукопожатия через стол — это невежливо.
  • Это правило действует не только в служебном помещении и не только для руководителя, но для всех сотрудников и для всех видов служебных ситуаций, например для деловых приемов, совещаний, конференций, заседаний и пр.

Руководитель — хозяин кабинета обычно предлагает посетителю сесть. Более почетным считается место лицом или боком к окну, при этом хозяин кабинета обычно старается сесть лицом к двери, поскольку может возникнуть необходимость недолгого общения с секретарем или кем-либо из сотрудников, появляющихся в дверях кабинета; в этом случае руководителю достаточно сделать скупой, но выразительный жест рукой, означающий «я очень занят».

В случае же, если хозяин кабинета не видит входной двери, сотруднику или секретарю придется пройти через весь кабинет и подойти к руководителю, чтобы услышать все то же «я очень занят». И вся ситуация рискует выглядеть нелепо, а сам руководитель может показаться не очень вежливым — и по отношению к своим сотрудникам, и по отношению к посетителю.

Остановимся на одной мелкой детали: принято, даже в служебной обстановке, женщине, вошедшей в кабинет в качестве посетительницы, не указывать на конкретное место, на которое она должна сесть. Женщина может сама выбрать себе место; заметим, что чаще всего это место — спиной к окну.

  1. Хозяин кабинета в этом случае может сказать: «Пожалуйста, садитесь, где Вам удобнее».
  2. Личный контакт руководителя, по существу, сводится к беседе.
  3. Ведение беседы требует умения точно, кратко, в этичной форме выражать свои мысли и уметь слушать собеседника.
  4. Руководителю не следует перебивать подчиненного, проявлять так называемые барские манеры.

Но и от подчиненного в свою очередь требуется вести беседу только по существу дела, не расходуя зря времени руководителя. В целом можно сказать, что умение вести деловую беседу обязательно для каждого сотрудника, это является его прямой служебной обязанностью.

Читайте также:  Как пишется Комитет Государственной Думы?

Что будет являться результатом хорошего совещания?

Единый взгляд на вещи — Результат совещания — достигнутые договоренности и поставленные задачи. Чтобы спустя неделю никто не заявлял: «А я думал, что имеется в виду. », «Мне показалось, что в первую очередь я должен был. », они должны быть зафиксированы.

Из своей консультативной практики знаю, что такое бывает часто. Потому что все мы субъективисты, даже когда работаем в команде. Психологи утверждают: глядя на один и тот же предмет, люди видят его не одинаково. И уж тем более слышат по-разному, воспринимая то, что укладывается в их представление о проблеме, событии или ситуации.

Поэтому нужен документ, однозначно трактующий то, что было решено на совещании. В нем также должны быть указаны задачи, сроки, ответственные. Я имею в виду протокол. Он будет нужен и тем, кто не присутствовал на совещании, но задействован в выполнении его решений.

  1. Новым сотрудникам он позволит быстро войти в курс событий, понять действующие правила, стандарты и нормы.
  2. Решения, касающиеся всего персонала, должны быть доведены до сведения каждого работника.
  3. У нас такие решения оформляются в виде приказов, инструкций и других документов за подписью руководителя или его заместителей.

Факт получения документов сотрудники фиксируют свой подписью, документы также размещаются на внутренних электронных ресурсах. Так у нас выглядит процесс подготовки и проведения совещания.

Для чего нужны совещание?

Зачем нужны совещания — Час личного общения с сотрудниками часто заменяет дни и недели переписки с ними. Совещания помогают решать рабочие задачи и строить стратегию продвижения бизнеса с учетом мнения сотрудников. Им в будущем и придется выполнять принятые планы.

Зачем проводить совещания?

Зачем проводить совещания — Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него. Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Что делают на совещании

Кто ведет совещание?

Вводная часть текста — Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания . Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

  1. Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е.
  2. составление и оформление протокола.
  3. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности.
  4. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника.
  5. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно.

Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение. Пример 10 Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова.

В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример). Пример 11 Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л. Присутствовали: Беспалов А.Д. , Корнеев Н.Р. , Луньков Е.Н. , Маринина Е.М. , Устинов А.К. Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б. , финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

  • Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности.
  • Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см.
Читайте также:  Как проверить слово непостижимый?

Пример 11). Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см.

В каком порядке стоит обсуждать вопросы на совещании?

Составлять план совещания вместе с его участниками Когда у совещания нет плана, люди не знают, что обсуждать. Начинаются разговоры обо всем подряд, сотрудники отходят от темы либо забывают затронуть что-то важное. Лучше заранее составить пошаговый план, выделить точное время на обсуждение каждого вопроса.

    Сформулировать цель совещания в одном-двух предложениях — что именно вам нужно обсудить. На основе цели вывести конечный результат — поставленные задачи, продуманная стратегия и т.п. Между целью и результатом расставить конкретные вопросы. К каждому вопросу назначить ответственных — тех, от кого нужны данные и ответы. Собрать вопросы от сотрудников, выбрать те, что нужно обсудить на совещании. Расположить вопросы в порядке важности — если обсуждение одного затянется, то неважные можно перенести на следующее совещание. Приблизительно прикинуть, сколько времени вы готовы выделить на каждый вопрос. Записать все в документ, дать ознакомиться всем сотрудникам.

Составить план лучше за день-два до совещания, чтобы у людей было время подготовиться. Если совещания проходят регулярно, составьте один универсальный план, при необходимости добавляйте туда вопросы на обсуждение. Важно убедиться, что все сотрудники ознакомились с планом, например, попросить отчитаться об этом в мессенджере.

Как называется план совещания?

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания -планерки.

Что представляет из себя деловое совещание?

Деловое совещание – одна из форм делового взаимодействия сотрудников (специалистов в определенной области) и руководителей с целью обмена мнениями, информацией, проработки заявленной темы, обсуждения и выработки решения по проблеме, составления и утверждения итогового документа (протокола, решения).

Что будет являться результатом хорошего совещания?

Единый взгляд на вещи — Результат совещания — достигнутые договоренности и поставленные задачи. Чтобы спустя неделю никто не заявлял: «А я думал, что имеется в виду. », «Мне показалось, что в первую очередь я должен был. », они должны быть зафиксированы.

Из своей консультативной практики знаю, что такое бывает часто. Потому что все мы субъективисты, даже когда работаем в команде. Психологи утверждают: глядя на один и тот же предмет, люди видят его не одинаково. И уж тем более слышат по-разному, воспринимая то, что укладывается в их представление о проблеме, событии или ситуации.

Поэтому нужен документ, однозначно трактующий то, что было решено на совещании. В нем также должны быть указаны задачи, сроки, ответственные. Я имею в виду протокол. Он будет нужен и тем, кто не присутствовал на совещании, но задействован в выполнении его решений.

  1. Новым сотрудникам он позволит быстро войти в курс событий, понять действующие правила, стандарты и нормы.
  2. Решения, касающиеся всего персонала, должны быть доведены до сведения каждого работника.
  3. У нас такие решения оформляются в виде приказов, инструкций и других документов за подписью руководителя или его заместителей.

Факт получения документов сотрудники фиксируют свой подписью, документы также размещаются на внутренних электронных ресурсах. Так у нас выглядит процесс подготовки и проведения совещания.