Как правильно подготовиться к совещанию?

Как правильно подготовиться к совещанию
Готовимся к совещанию правильно

  1. составьте план совещания.
  2. составьте список сотрудников, которых надо пригласить.
  3. определите тайминг.
  4. вспомните прошлое совещание.
  5. прикиньте структуру собрания.
  6. заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать.
  7. подготовьте документы.

Meer items

Что нельзя делать на совещании?

Нельзя перебивать, переспрашивать, уточнять что-то у выступающих и вообще любым образом отвлекать нельзя. Если не успеваете записать какую-то мысль в протокол, просто пометьте кто говорит и что вам нужно уточнить, и задайте свой вопрос уже после совещания.

Сколько по времени длится совещание?

Думайте о своём времени, как о ценном ресурсе — Как известно, время — деньги. Совещания в среднем длятся 31–60 минут . Это удобно для календарей, дела в которых планируются в долях по 30 и 60 минут. Однако это не означает, что каждое совещание должно длиться именно столько.

При планировании повестки совещания (подробнее об этом ниже) подумайте, сколько времени нужно на рассмотрение каждой темы, суммируйте время и выберите соответствующую продолжительность совещания. Может быть, вам хватит 15 минут. Может быть, вам нужно 45 минут. Участники в любом случае будут более сфокусированными, если будут знать, что на каждую тему отводится, например, 10 минут.

Чувство оперативности поможет удержать обсуждение на заданном уровне и обеспечить выполнение всех поручений. Вам не придётся назначать дополнительное совещание, потому что ничего не будет упущено.

Чем полезны совещания?

Система координат для оценки — Проведение совещания отражает сложившуюся управленческую парадигму в организации, а та, в свою очередь, – личную душевную и интеллектуальную работу ее руководителя и уровень управленческой грамотности. Хотя, надо честно признаться, для многих «профессиональная управленческая грамотность» – явление весьма эфемерное.

  1. Они не признают менеджмент за науку, полагая, что успешная практика – следствие большого опыта.
  2. Этот опыт, к сожалению, в основном базируется на благодатной почве мифов и самооправдывающихся прогнозов.
  3. О мифах в бережливом производстве читайте в статье «Миф и быль в бережливом производстве» Есть немало подходов, описывающих управленческую парадигму организаций.

Например, в работе «Открывая организации будущего» Фредерик Лалу построил карту развития организаций от красной – автократичной до бирюзовой – интегральной. Введение цветового распределения позволило уйти от монохромной черно-белой оценки, что, безусловно, хорошо для восприятия, так как чистая дихотомия является скорее научным абсолютом, нежели оценкой реальной практики с ее многообразием форм, динамикой изменений и так далее.

В каком порядке стоит обсуждать вопросы на совещании?

Составлять план совещания вместе с его участниками Когда у совещания нет плана, люди не знают, что обсуждать. Начинаются разговоры обо всем подряд, сотрудники отходят от темы либо забывают затронуть что-то важное. Лучше заранее составить пошаговый план, выделить точное время на обсуждение каждого вопроса.

    Сформулировать цель совещания в одном-двух предложениях — что именно вам нужно обсудить. На основе цели вывести конечный результат — поставленные задачи, продуманная стратегия и т.п. Между целью и результатом расставить конкретные вопросы. К каждому вопросу назначить ответственных — тех, от кого нужны данные и ответы. Собрать вопросы от сотрудников, выбрать те, что нужно обсудить на совещании. Расположить вопросы в порядке важности — если обсуждение одного затянется, то неважные можно перенести на следующее совещание. Приблизительно прикинуть, сколько времени вы готовы выделить на каждый вопрос. Записать все в документ, дать ознакомиться всем сотрудникам.

Составить план лучше за день-два до совещания, чтобы у людей было время подготовиться. Если совещания проходят регулярно, составьте один универсальный план, при необходимости добавляйте туда вопросы на обсуждение. Важно убедиться, что все сотрудники ознакомились с планом, например, попросить отчитаться об этом в мессенджере.

Что будет являться результатом хорошего совещания?

Единый взгляд на вещи — Результат совещания — достигнутые договоренности и поставленные задачи. Чтобы спустя неделю никто не заявлял: «А я думал, что имеется в виду. », «Мне показалось, что в первую очередь я должен был. », они должны быть зафиксированы.

  1. Из своей консультативной практики знаю, что такое бывает часто.
  2. Потому что все мы субъективисты, даже когда работаем в команде.
  3. Психологи утверждают: глядя на один и тот же предмет, люди видят его не одинаково.
  4. И уж тем более слышат по-разному, воспринимая то, что укладывается в их представление о проблеме, событии или ситуации.
Читайте также:  Как правильно пишется огромное спасибо?

Поэтому нужен документ, однозначно трактующий то, что было решено на совещании. В нем также должны быть указаны задачи, сроки, ответственные. Я имею в виду протокол. Он будет нужен и тем, кто не присутствовал на совещании, но задействован в выполнении его решений.

Новым сотрудникам он позволит быстро войти в курс событий, понять действующие правила, стандарты и нормы. Решения, касающиеся всего персонала, должны быть доведены до сведения каждого работника. У нас такие решения оформляются в виде приказов, инструкций и других документов за подписью руководителя или его заместителей.

Факт получения документов сотрудники фиксируют свой подписью, документы также размещаются на внутренних электронных ресурсах. Так у нас выглядит процесс подготовки и проведения совещания.

Для чего нужны совещание?

Зачем нужны совещания — Час личного общения с сотрудниками часто заменяет дни и недели переписки с ними. Совещания помогают решать рабочие задачи и строить стратегию продвижения бизнеса с учетом мнения сотрудников. Им в будущем и придется выполнять принятые планы.

Как называется план совещания?

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания -планерки.

Зачем нужна повестка совещания?

Вы новичок в составлении повесток для совещаний в Asana? — Вот ответы на все ваши вопросы:

    Для чего нужна повестки совещания? Повестка совещания содержит цели, тезисы и поручения для вашей группы в рамках разовых и регулярных совещаний. Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой совещания с коллегами, чтобы они могли подготовиться к встрече и проработать все поручения по её итогам. Что необходимо отразить в повестке совещания? В повестке должны быть разделы в соответствии с её пунктами. Например, можно предусмотреть такие разделы, как «Вопросы для обсуждения», «Поручения» и «Справочные материалы». Кроме того, в шаблоне повестки совещания Asana задачи можно располагать в нужном порядке методом перетаскивания. Как составить повестку совещания? При планировании повесток в Asana каждый участник вашей группы может добавлять темы для обсуждения. При необходимости можно легко определить приоритетные темы с учётом созданных задач, а затем поделиться повесткой совещания, чтобы каждый участник вашей группы имел возможность подготовиться. Также можно создать раздел для поручений, которые необходимо будет выполнить после совещания. Как составить повестку для проведения эффективного совещания? Сделайте так, чтобы повестка призывала к действиям, создав её в виде проекта Asana. В результате каждый пункт повестки будет задачей со сроками выполнения и назначенным исполнителем. Чётко определите, кто что и когда будет делать, чтобы не упустить ничего важного.

Также стоит подумать и о месте публикации повестки совещания. Разместив её в инструменте для управления совместной работой, таком как Asana, вы сможете своевременно приглашать коллег ознакомиться с повесткой и дополнить её, а также добавить поручения по итогам совещания. Начните работу с нашего шаблона повестки совещания уже сегодня. Использовать шаблон

Какая информация должна обязательно содержаться в повестке дня делового совещания?

Необходимость проведения делового совещания — Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:

    необходимо обменяться важной информациейдля выявления мнений и альтернативчтобы проанализировать возникающие сложные ситуациидля принятия решения по поводу общих вопросов.

Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.

    поддержание политики компаниианализ проведенной деятельности и назначение новых задачрешение серьезных вопросов, требующих обсуждения

Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:

    тема совещанияцель проведениясписок обсуждаемых вопросов время начала и конца встречиместо, где будет проходить обсуждениесписок участниковрегламент докладов.

Когда лучше проводить совещания?

Билл Грин, автор бестселлера «Ва-банк: жизненные уроки о бизнесе для предпринимателей», считает, что секрет продуктивных собраний заключается в их правильном планировании. В своей заметке на Medium он рассказал об оптимальном времени, в которое нужно собираться для обсуждения рабочих вопросов.

  1. Я никогда не понимал любовь к часовым совещаниям.
  2. Как предприниматель я могу придумать сотни разных способов иначе провести это время.
  3. Почему нельзя обсудить все за десять минут? Почему нельзя собраться, решить все вопросы и двигаться дальше? Но больше меня беспокоит не столько «стандартная продолжительность» совещаний, сколько частота их проведения.
Читайте также:  Как называется человек который не умеет слушать других?

Огромное количество компаний проводит одно собрание за другим, и часто это доходит до абсурда. Когда успевать работать, если у тебя запланировано столько совещаний? Пока все эти бизнесмены сидят на собраниях, конкуренты захватывают рынок. Каждый день у вас есть ограниченное количество времени, когда вы взаимодействуете с клиентом.

  1. У всех оно разное — в моей компании я, например, знаю что телефоны техподдержки и отдела продаж начнут звонить примерно в 10 утра.
  2. Поэтому я предпочитаю проводить все необходимые собрания с начала рабочего дня, то есть до этого времени.
  3. К сожалению, многие менеджеры среднего звена (и даже высшее руководство) этого не понимают.

И поэтому их продажники в 11 утра показывают отчеты или только идут на собрание, чтобы их обсудить, вместо того чтобы заниматься своими основными обязанностями. Фото: Unsplash 11 утра — это прайм-тайм, его не нужно тратить на занятия, которым можно уделить время утром или в конце рабочего дня. Не нужно проводить слишком много собраний, особенно в самое важное рабочее время. Каждый основатель и руководитель компании должен закрепить эту мысль в своей корпоративной культуре.

  1. Отучите своих сотрудников проводить ненужный обмен любезностями на совещании и откажитесь от невнятных обсуждений каждого вопроса.
  2. Какой смысл спрашивать мнение каждого из собравшихся, если конечное решение все равно не будет коллективным? Проводите собрание ровно столько, сколько необходимо для обсуждения самых важных тем.

Но главное — устраивайте их в правильное время. Не думаю, что вам нужно совещаться, когда у вас звенят рабочие телефоны, клиенты заваливают вас письмами с вопросами, а ваш бизнес должен работать на максимальной эффективности. В мире бизнеса считается, что понедельник и пятница — неудачные дни для проведения собраний, потому что обычно на них сотрудники любят брать отгулы.

Где должен сидеть руководитель во время совещания?

Руководитель любого ранга, особенно первое лицо организации, входя в служебное помещение, должен приветствовать всех, кого он встретит, будь то охранник, уборщица, которая несколько замешкалась и не успела к началу рабочего дня завершить уборку, и прочие сотрудники. Если руководитель находится в своем кабинете, а в кабинет входит посетитель, хозяин кабинета встает, застегивает пиджак (если он был расстегнут, а это разрешается, если человек сидит) и выходит из-за стола, приветствуя посетителя. Руку для рукопожатия при этом всегда подает первым хозяин кабинета (пол и возраст не играют роли).

  • Не следует идти навстречу посетителю с протянутой рукой — это выглядит комично.
  • Ни в коем случае нельзя протягивать руку для рукопожатия через стол — это невежливо.
  • Это правило действует не только в служебном помещении и не только для руководителя, но для всех сотрудников и для всех видов служебных ситуаций, например для деловых приемов, совещаний, конференций, заседаний и пр.

Руководитель — хозяин кабинета обычно предлагает посетителю сесть. Более почетным считается место лицом или боком к окну, при этом хозяин кабинета обычно старается сесть лицом к двери, поскольку может возникнуть необходимость недолгого общения с секретарем или кем-либо из сотрудников, появляющихся в дверях кабинета; в этом случае руководителю достаточно сделать скупой, но выразительный жест рукой, означающий «я очень занят».

  1. В случае же, если хозяин кабинета не видит входной двери, сотруднику или секретарю придется пройти через весь кабинет и подойти к руководителю, чтобы услышать все то же «я очень занят».
  2. И вся ситуация рискует выглядеть нелепо, а сам руководитель может показаться не очень вежливым — и по отношению к своим сотрудникам, и по отношению к посетителю.
Читайте также:  Кто подписывает акт об оказании услуг?

Остановимся на одной мелкой детали: принято, даже в служебной обстановке, женщине, вошедшей в кабинет в качестве посетительницы, не указывать на конкретное место, на которое она должна сесть. Женщина может сама выбрать себе место; заметим, что чаще всего это место — спиной к окну.

  • Хозяин кабинета в этом случае может сказать: «Пожалуйста, садитесь, где Вам удобнее».
  • Личный контакт руководителя, по существу, сводится к беседе.
  • Ведение беседы требует умения точно, кратко, в этичной форме выражать свои мысли и уметь слушать собеседника.
  • Руководителю не следует перебивать подчиненного, проявлять так называемые барские манеры.

Но и от подчиненного в свою очередь требуется вести беседу только по существу дела, не расходуя зря времени руководителя. В целом можно сказать, что умение вести деловую беседу обязательно для каждого сотрудника, это является его прямой служебной обязанностью.

Что делает секретарь во время совещания?

Как правильно подготовиться к совещанию.

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Кто ведет совещание?

Вводная часть текста — Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания . Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

  • Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е.
  • составление и оформление протокола.
  • Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности.
  • Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника.
  • Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно.

Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение. Пример 10 Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова.

  1. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют.
  2. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см.
  3. следующий пример).
  4. Пример 11 Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л. Присутствовали: Беспалов А.Д. , Корнеев Н.Р. , Луньков Е.Н. , Маринина Е.М. , Устинов А.К. Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б. , финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

  • Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности.
  • Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см.

Пример 11). Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

  1. Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря.
  2. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению).
  3. В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см.