Какой бланк используется при оформлении протокола?

Какой бланк используется при оформлении протокола
Формуляр протокола Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Что нужно учитывать при оформлении протокола?

Текст — Самым главным в любом документе является его содержание (текст). Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности. Текст протокола делится на две части:

  • вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);
  • основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.

Итак, вводная часть протокола начинается с указания, кто является председателем и секретарем данного собрания или заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два ­интервала от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии: Пример 7 Председатель – А.А. Соколов Секретарь – Т.Л. Тимофеева Далее располагаются сведения о количестве и персональном составе присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиального органа.

  1. Их фамилии и инициалы помещаются в алфавитном порядке после слова «Присутствовали»;
  2. Эта информация также располагается от границы левого поля;
  3. Пример 8 Присутствовали: Астахов П.Р., Бражников А.С., Макаров Р.Г., Яковенко К.В;

Однако таким образом оформляется состав присутствующих, если их количество не превышает 15-ти человек. При оформлении протоколов заседания с числом участников более 15-ти указывают их количественный состав и делают отметку о том, что список (лист регистрации) прилагается к протоколу. Образец такой надписи дан в Примере 9.А в Примере 10 показан лист регистрации (он может называться «Явочный лист» и т.п.) участников заседания (или собрания), который включает и личные подписи присутствующих. Для принятия решений на собрании необходим кворум, то есть тот необходимый минимум участников, который делает правомочными принятые решения. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании, например: Пример 11 Присутствовали 18 из 20 членов Научно-технического совета. Кворум имеется. или Присутствовали пять из семи избранных членов совета директоров.

Читайте также:  Когда привлекается специалист?

При этом количество реальных участников отмечается в итоговой записи. Пример 9 Присутствовали: 18 человек (список прилагается). Кворум имеется. Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами.

Данные о приглашенных на заседание ­обязательно должны быть зафиксированы в протоколе: Пример 12 Приглашенные: финансовый директор Ракитин Н.И., главный бухгалтер Петрова В.А. Следует обратить внимание на то, что при оформлении рассмотренного блока сведений не указывают должности председателя, секретаря собрания и присутствующих на нем постоянных членов коллегиального органа.

Кто отвечает за составление протокола?

Оформляющая часть — Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами. Пример 24 Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих двух подписей. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов.В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х ­экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания. Вместе с тем этот же закон устанавливает иной порядок подписания протокола заседания совета директоров акционерного общества: протокол подписывается только председательствующим на заседании, и он один несет ответственность за правильность составления документа.

Такая норма представляется спорной, так как записи, отражающие ход заседания, ведет секретарь, именно он должен грамотно отредактировать их и оформить проект протокола. Из чего следует, что не только председатель, но и секретарь отвечает за составление протокола.

Читайте также:  Как правильно писать наименование должности?

Об этом и должна свидетельствовать его подпись под документом. Протокол является внутренним распорядительным документом, ­поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется. Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Пример 25 А теперь предлагаем вашему вниманию образец протокола, ­составленного в соответствии с рассмотренными правилами: Пример 26

Особенности составления — Для составления протоколов используются специальные бланки.В них фиксируются эти реквизиты:

    Название компании. Название документа. Дата обсуждения. Номер протокола и место его составления. Текст документа: название, само «тело» документа. Подписи и визы. Название коллегиальной структуры.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная.В вводной части фиксируются эти положения:

    Руководители обсуждения. Лицо, которое вело протокол. Присутствующие на собрании. Приглашенные лица. Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Какие документы необходимы для оформления протокола заседания?

Классификация протоколов — Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

  • Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций);
Читайте также:  В чем разница между любовью и страстью?

Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п.в зависимости от способа документирования. Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения.

Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей. Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

  • Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком;
  • Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания;

Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п.– обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.