Докуме́нт (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Что относится к признакам документа?
Что относится к признакам документа : функциональность информации; тождественность самому себе; завершенность сообщения.
Как придать документу юридическую силу?
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен иметь следующие реквизиты:
- Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ). Дата документа. Название места разработки, издания, принятия или подписания документа. Подпись Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны присутствовать: Название вида документа (за исключением писем) Номер документа
В качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы используется электронная цифровая подпись (ЭЦП) .
Какие свойства имеет документ?
К основным свойствам документа относят: атрибутивность; функциональность; структурность.
Что можно считать документом?
Докуме́нт (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Чем отличается документ от официального документа?
Термины и определения»: « документ ; документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; « официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».
Что значит документ имеет юридическую силу?
В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины : — Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98 . В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.
- бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; дата — форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами.
- Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 «Межгосударственный стандарт.
Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения»); дата (официального) документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования; документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; документ электронный — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г.
Какие виды документов Вы знаете?
Виды документов и их классификация в делопроизводстве
| Признак классификации | Вид документов |
|---|---|
| Сфера использования | Организационно-распорядительные, финансово-отчетные, кадровые |
| Наименование | Приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д. |
| Особенности составления | Индивидуальные, примерные, типовые |
Что такое вид документа?
Вид документа — классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции. Каждый документ принадлежит определенному виду документов. В программном продукте «ПитерСофт: Управление процессами» каждый вид документа имеет свой уникальный набор реквизитов, которым будут обладать все документы данного вида.
- Набор реквизитов определяет ту информацию, которая будет содержаться в регистрационно-контрольной карточке документов данного вида.
- При создании иерархии видов документов все реквизиты родительского вида будут наследоваться подчиненным видом документов.
- Для каждого вида документов можно задать нумератор.
Для удобства работы с электронным документооборотом на рабочем столе предусмотрена возможность группировки документов в электронном архиве по видам документов. Рабочий стол. Группировка документов по видам документов
Когда документ считается действительным?
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Какие документы не имеют юридической силы?
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Что должно быть в документе?
Наименование организации; наименование вида документа ; место составления или издания документа ; отметки для размещения реквизитов «дата документа », «регистрационный номер документа ».
Какие функции выполняет документ?
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.
- Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.
- Документ полифункционален (многофункционален) , т.е.
- содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
- Выделяются функции общие и специальные .
- Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
- ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна.
- Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
- Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к.
- создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
- Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.