Обязательные реквизиты протокола — наименование документа; дата и регистрационный номер протокола ; дата и место проведения собрания ; заголовок к содержательной части; содержательная часть; место (адрес) хранения протоколов собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование; приложения к протоколу
Кто должен подписывать протокол общего собрания?
По общему правилу протокол подписывают председатель, секретарь собрания и лица, проводившие подсчет голосов (п.
Кто подписывает протокол заседания?
Форма протокола — Как правило, заголовок протокола содержит название собрания или организации (например, «Протокол собрания совета директоров»), дату собрания, место, список участников, повестку дня и время объявления собрания открытым . Участникам собрания могут быть присвоены сокращения для дальнейшего использования в тексте протокола (Иван Петрович Сергеев может быть обозначен как С, ИС или ИПС).
В сокращенной форме протокола (так называемая форма «слушали-постановили») далее перечисляются основные вопросы собрания, принятые по ним решения и результаты голосования.
При необходимости протокол может быть сделан более подробным, вплоть до дословного, включая описание событий в зале собрания.
Поскольку основной функцией протокола является документальная фиксация принятых решений, любая форма протокола должна содержать все основные вопросы собрания и принятые по ним решения.
Также в протокол обязательно заносятся выданные поручения (формулировки вида «Поручить И.П. Сергееву разработать план организации филиала компании») . Более подробные формы протокола могут содержать также дополнительные, побочные и другие виды вопросов, решаемых на собрании.
Как быстро должен быть оформлен протокол по общим правилам?
Ответственность за подделку документов ОСС — Поскольку протокол общего собрания и бланки решений собственников имеют статус официальных документов, то за их подделку предусмотрена уголовная ответственность. Подделка документов ОСС по ч.1 ст.327 УК РФ наказывается:
ограничением свободы сроком до 2 лет,принудительными работами на срок до 2 лет,арестом на срок до 6 месяцев,лишением свободы на срок до 2 лет.
Ч.3 ст.327 УК РФ предусмотрено наказание за использование в документах ОСС заведомо подложных документов. Если лицо знает, что документ – подделка, но использует его и позволяет юридическим последствиям случиться, то это наказывается:
штрафом в размере до 80 тыс. рублей или в размере заработной платы за период до 6 месяцев,обязательными работами на срок до 480 часов,арестом сроком до 6 месяцев,исправительными работами на срок до 2 лет.
Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal. ru
Как подписывают протокол?
Вопрос Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии? профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов.
в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД.М. , 2018; далее – Методические рекомендации), а также в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).
Фрагмент документа Пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1. А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2. Пример 2. Подписи в акте комиссии
Подготовительный этап — Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.
Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств.
При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера.
Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям. Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.
Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается.
Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.
Кто размещает протокол в ГИС ЖКХ?
Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций Размещение информации об общем собрании собственников помещенний в системе – обязанность инициатора собрания ( ч.1 ст.46 ЖК РФ ). Если инициатор не управляющая компания, а физическое или юридическое лицо, т.е.
кто-то из собственников, то у него пока нет технической возможности разместить сведения в системе ( ч.1 ст.46 ЖК РФ ). На настоящий момент никакой ответственности за неразмещение информации у собственников нет. Документы могут храниться у одного из собственников, а именно у инициатора собрания, до момента появления возможности размещения данных в в системе.
Напротив, у управляющей организации есть возможность разместить необходимую информацию. Соответственно, если она как инициатор не разместила протокол и решения, для неё наступает ответственность по ст.13.19.2 КоАП за неразмещение или размещение не в полном объёме информации в системе.
Размещение информации в ГИС ЖКХ стало лицензионным требованием для управляющих организаций большинства регионов с 1 января 2018 года, в городах федерального значения (Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе) – с 1 июля 2019 года ( ч.1 ст.198 ЖК РФ ). Если же управляющая организация – не инициатор собрания, то оригиналы документов, полученные от инициатора, она передаёт в ГЖИ , но обязанности размещать сведения об ОСС в ГИС у неё не появляется.
При этом передача в ГЖИ может осуществляться любым способом, позволяющим подтвердить факт получения. Единственный случай, когда управляющая организация обязана разместить протокол и решения в системе, указан в Приказе Минкомсвязи и Минстроя РФ от 29.09.2015 № 368/691/пр .
В нём сказано, что управляющая организация должна размещать в системе те протоколы и решения, в которых зафиксирован выбор способа смены управления домом или выбор новой управляющей организации. Размещение информации об ОСС в ГИС ЖКХ Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.
ru
Где размещаются протоколы общих собраний собственников?
Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций Решения общего собрания собственников помещений в МКД оформляются протоколами ( ч.1 ст.46 ЖК РФ ). В системе должна размещаться (п.36 ч.1 ст.6 Федерального закона от 21.07.2014 № 209-ФЗ ):
информация о проведении общего собрания собственников помещений,информация о проведении общего собрания членов ТСЖ, ЖК, ЖСК,решения таких собраний по вопросам, поставленным на голосование,итоги голосования
С 1 июля 2016 года появилась возможность размещать протоколы собраний в ГИС ЖКХ. Все протоколы ОСС, составленные после 1 июля 2017 года, подлежат обязательному размещению в ГИС ЖКХ во вкладке «Голосования». ( ч.4 ст.12 Федерального закона № 209-ФЗ ). Актуальные, но созданные до 01.07.2017 протоколы, составленные по итогам собраний, на которых принимались решения:
о выборе способа управления,о способе формирования фонда капитального ремонта,об аренде общего имущества,о выборе правления совета МКД,о тарифе на управление МКД.
размещаются в системе. Размещению подлежит протокол общего собрания со всеми необходимыми приложениями ( п.19 Приказа Минстроя РФ от 25.12.2015 № 937/пр ) .
Куда сдавать протокол общего собрания собственников?
О защите персональных данных — Говоря о размещении протоколов общих собраний и зная о требованиях к их содержанию, нельзя не затронуть вопрос правомерности распространения персональных данных собственников помещений (в реестрах, списках указывают Ф.И.О.
если субъект персональных данных согласен на их обработку; если обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей; если персональные данные подлежат опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
Статья 7 указанного закона гласит: операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Обязанность управляющего МКД раскрывать в системе ГИС ЖКХ персональные данные без согласия субъектов предусмотрена ЖК РФ, такая обработка осуществляется для исполнения возложенной на управляющего МКД обязанности по передаче органу ГЖН протоколов, решений общих собраний собственников помещений в МКД.
Поэтому закрывать фамилии собственников помещений в реестрах при сканировании протоколов, приложений к ним, решений собственников не нужно. Кроме того, следует помнить, что совокупность указанных данных доступна любому лицу в виде выписки из ЕГРП. * * * Все протоколы общих собраний собственников помещений в МКД, проводимых в период управления домом конкретной организацией (УК, ТСЖ, ЖК, ЖСК), последняя обязана направлять в орган ГЖН (нарочным, заказным отправлением с уведомлением о вручении).
Также она должна размещать в ГИС ЖКХ их электронные образы. Передавать и размещать в системе нужно непосредственно протоколы собраний со всеми приложениями, включая решения собственников помещений в МКД. При получении документов от инициатора собрания собственников многоквартирного дома обязательно составляйте акт с указанием перечня документов и даты передачи.
Вопрос квалификации нарушения в виде неразмещения протоколов в ГИС ЖКХ является спорным, на сегодняшний день более обоснованным представляется применение ст.19.7 КоАП РФ. Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение, №5, 2016 год
Как правильно составить протокол об административном правонарушении?
Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу 1. О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4 , частями 1 , 3 и 4 статьи 28.6 настоящего Кодекса. (в ред.
Федеральных законов от 24.07.2007 N 210-ФЗ , от 18.07.2011 N 225-ФЗ , от 03.07.2016 N 290-ФЗ ) (см. текст в предыдущей редакции ) 2. В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.3.
При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.4.
Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.4.1.
В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке , протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие.
Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.
(часть четвертая.1 введена Федеральным законом от 24.07.2007 N 210-ФЗ) 5.
Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении.
В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, предусмотренном частью 4.1 настоящей статьи, в нем делается соответствующая запись. (в ред. Федерального закона от 24.07.2007 N 210-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции ) 6. Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.
Кто должен вести протокол совещания?
Вводная часть текста — Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания . Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.
Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е.
составление и оформление протокола.
Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности.
Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника.
Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно.
Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение. Пример 10 Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова.
В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют.
Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см.
следующий пример).
Пример 11 Председатель – Панков Ю.П.
Секретарь – Егорова Д.Л. Присутствовали: Беспалов А.Д. , Корнеев Н.Р. , Луньков Е.Н. , Маринина Е.М. , Устинов А.К. Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б. , финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.
Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см.
Пример 11). Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.
Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.
При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см.
